Cuando hablamos
de bases de datos documentales, nos referimos a un conjunto de información
estructurada en registros y almacenada en un soporte electrónico legible desde
un ordenador. Cada uno de los registros compone una unidad autónoma de
información que puede estar a su vez estructurada en diferentes campos o tipos
de datos que se almacenan en dicha base de datos. Por ejemplo, entre los campos
se pueden encontrar: nombre del documento, título, palabras clave que
caracterizan el tema tratado en el documento, fecha o autor. Para cada uno de
los documentos que componen la base de datos es necesario hacer un registro, de
esta manera, se puede recuperar dicho registro y determinado documento.
Tal y como ya te
hemos contado, hoy en día las empresas tienen que trabajar con una gran
cantidad de documentación y es muy complicado gestionar todos los documentos
diarios que se generan. Por este motivo, ahora más que nunca, es imprescindible
contar con un sistema de bases de datos documental en la empresa.
Estas son algunas de las ventajas que aporta el uso de las
bases de datos documentales:
- Capaces de almacenar cualquier tipo de
información en forma de texto.
- Facilidad de poder manejar una gran
cantidad de información, de forma rápida y en muy poco tiempo.
- Aumenta el rendimiento general de la
empresa al poder recuperar los documentos de forma ágil y fácil.
- Poseen un lenguaje de consulta fácil e
intuitivo.
- Capaz de manejar una gran cantidad de
datos.
- Escalabilidad.
- Ahorra espacio.
- Programa fácilmente copias de
seguridad.
- Ahorra papel, y por lo tanto colabora
con el medio ambiente.
- Evita errores en la consulta de información.
A diferencia de
las filas y las columnas, las bases de datos NoSQL mantienen los datos en los
documentos. Estos documentos siguen un mínimo de reglas estándares para que la
base de datos pueda entenderlo durante el post-procesamiento.
El formato
utilizado podría ser JSON, XML, YAML, etc., pero, por unas buenas razones, para
las bases de datos documentales NoSQL el formato elegido es JSON. Un documento
JSON es simplemente más compacto y más legible.
JSON (JavaScript
Object Notation) es un formato de representación de datos formulado por el
lenguaje de programación JavaScript. Pero gracias a su naturaleza textual,
también es utilizado por todos los otros lenguajes de programación.
La ventaja
principal del formato JSON reside en su facilidad de uso, tanto por los seres
humanos como por los ordenadores. El formato JSON tiene tres fundamentos
básicos:
- Pares de valores clave o atributos.
- Incrustación de objetos JSON.
- Matrices.
Referencia:
2017. SoftDoit. Obtenido de SoftDoit: https://www.softwaredoit.es/software-gestion-documental-guias/que-son-las-bases-de-datos-documentales.html
(2019). Kyocera. Obtenido de Kyocera: https://smarterworkspaces.kyocera.es/blog/las-bases-datos-documentales/
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